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zum 01.10.2026 für das Medical International Office (Stabstelle beim leitenden Ärztlichen Direktor) gesucht.

Unser Medical International Office ist ein spezieller Service für Patienten aus dem Ausland. Das Team des Medical International Office übernimmt die administrative Unterstützung internationaler Patienten vor, während und nach ihrem Aufenthalt am Universitätsklinikum Heidelberg.

• Job-ID: V000015818
• Einsatzgebiet: Stabstelle Medical International Office beim Leitenden Ärztlichen Direktor
• Einsatzort: Heidelberg
• Startdatum: 01.10.2026
• Tätigkeitsbereich: Management / Administration
• Anstellungsart: Vollzeit (38,5 Wochenstunden)
• Veröffentlicht: 07.07.2026
• Befristung:Befristet (2 Jahre)
• Vertrag:TV UK

Ihre Aufgaben

Das Aufgabengebiet umfasst neben den üblichen Backoffice-Tätigkeiten schwerpunktmäßig Tätigkeiten, die mit dem Steuern/Managen von Behandlungsanfragen bzw. Behandlungsfällen internationaler Patienten zusammenhängen, insbesondere die

• Bearbeitung von Behandlungsanfragen möglicher internationaler Patienten, Kommunikation sowohl per E-Mail als auch persönlich und/oder telefonisch
• Abwicklung von Zweitmeinungsanfragen (ohne Patientenpräsenz)
• Administrative Hilfestellung vor, während und nach der Behandlung, Koordinierung/Verteilung auch des übrigen Posteingangs (inkl. zentraler E-Mail-Eingang & Fax); Arztbriefmanagement und Backoffice der administrativen Leitung
• Koordinierung der Rückläufe aus Fachabteilungen und Abrechnungsstellen
• Information an die mitbehandelnden Fachabteilungen zur zeitnahen Liquidationserstellung nach Behandlungsende
• Mitarbeit in allen Bereichen des Anfragen- und Case-Managements bei Bedarf

Ihr Profil

• Sie sind Teamplayer*in, haben Organisationstalent und lernen schnell
• Sie sind kommunikationsstark und beherrschen einen sicheren und serviceorientierten Umgang sowohl mit den Angehörigen der vielfältigen Berufsgruppen auf allen Hierarchieebenen als auch mit Patienten und ihren Betreuungspersonen und Kostenträgern
• Sie haben eine strukturierte, sorgfältige, eigenverantwortliche und selbstständige Arbeitsweise und begegnen Ihren Mitmenschen auch in schwierigen Situationen stets mit der gebotenen Souveränität und Freundlichkeit
• Sie leben den Servicegedanken, sind hilfsbereit und verfügen über Flexibilität, Belastbarkeit, Zuverlässigkeit, Empathie sowie interkulturelle Kompetenz und ein zugewandtes, freundliches Auftreten
• Sie sind sicher im Umgang mit Microsoft Office (insbes. Outlook, Excel, Word), Erfahrung im Umgang mit SAP (i.s.h. med) ist hilfreich
• Sie verfügen über fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift sowie ggf. eine weitere Fremdsprache wie z.B. Arabisch oder Russisch
• Eine abgeschlossene Ausbildung mit Berufserfahrung in der Fremdsprachenkorrespondenz oder im kundenbetreuenden kaufmännischen Bereich, im Gesundheitsbereich oder der Vertriebslandschaft wäre wünschenswert und rundet Ihr Profil ab

Wir bieten Ihnen

• Tarifvertragliche Vergütung nach TV UK E8, attraktive betriebliche Altersvorsorge
• 30 Tage Urlaub
• Nachhaltig unterwegs: Jobticket (Deutschlandticket)
• Familienfreundliches Arbeitsumfeld: Kooperationen zur Kinderbetreuung, Zuschuss zur Kinderferienbetreuung, Beratung für Beschäftigte mit pflegebedürftigen Angehörigen
• Vielfältige Gesundheits-, Präventions- und Sportangebote
• Zielorientierte individuelle Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Flexible Arbeitszeiten im Rahmen der Gleitzeit
• Interdisziplinäre Zusammenarbeit mit den vielfältigen Berufsgruppen am UKHD auf allen Hierarchieebenen
• Ein vielseitiges multikulturelles Team
• Platz für Ideen
• Die Möglichkeit, etwas zu bewegen...

Kontakt & Bewerbung

Für weitere Informationen steht Ihnen gerne Herr Marco Rieger via E-Mail zur Verfügung.

Interessiert?

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung direkt über unser Online-Bewerbungssystem.
Stabstelle Medical International Office beim Leitenden Ärztlichen Direktor
Marco Rieger - Leiter Case Management
Im Neuenheimer Feld 400
69120 Heidelberg
Marco.Rieger@med.uni-heidelberg.de

Hinweis: Das UKHD unterliegt den Bestimmungen des Infektionsschutzgesetzes. Daher ist für alle am UKHD beschäftigten Personen ein gültiger Masern-Immunitätsnachweis notwendig.

Das UKHD lebt Vielfalt und schätzt die Diversität.

Unabhängig von Alter, Geschlecht, sexueller Identität, Behinderung, Herkunft oder Religion bieten wir allen die gleichen Chancen. Wenn ein Geschlecht in einem bestimmten Bereich unterrepräsentiert ist, legen wir besonderen Wert darauf, diesem Ungleichgewicht entgegenzuwirken. Bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung geben wir Menschen mit Schwerbehinderung Vorrang bei der Berücksichtigung für offene Stellen.