Das Aufgabengebiet umfasst:

• Organisation und Durchführung aller Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben der Abteilung, insbesondere Termin- und Wiedervorlagenmanagement
• Bearbeitung der ein- und ausgehenden Korrespondenz per E-Mail, Post und Telefon sowie erste Anlaufstelle für interne und externe Anfragen
• Organisation und Koordination von Besprechungen, Meetings, Veranstaltungen und Dienstreisen sowie deren Abrechnung
• Bearbeitung von Personalangelegenheiten, Antragsstellungen und Dokumentenmanagement
• Schnittstellenmanagement: Verlässliche Ansprechperson für die Fakultätsgeschäftsstelle, Klinik- und Institutsverwaltung, Drittmittel- und Personalabteilungen, Core Facilities, die wissenschaftlichen Arbeitsgruppen sowie externe Partner

Sie verfügen über:

• Abgeschlossene kaufmännische oder medizinische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Erste Berufserfahrung im Sekretariats- oder Assistenzbereich wünschenswert
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie sehr gute Englischkenntnisse; sicherer Umgang mit MS Office
• Gute organisatorische Fähigkeiten sowie eine sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise
• Freundliches und serviceorientiertes Auftreten sowie Kommunikationsstärke

Wir bieten:

• Eine mit hoher Verantwortung verbundene Tätigkeit und ein vielseitiges Aufgabenspektrum
• Ein aufgeschlossenes und motiviertes Team
• Angebote zur Unterstützung der Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• Unterstützung Ihrer persönlichen und beruflichen Entwicklung durch das interne Bildungsprogramm der Universität Heidelberg
• Eine Vergütung nach den Bestimmungen des Tarifvertrags für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L)
• Altersvorsorge für den öffentlichen Dienst (VBL)

Wir stehen für Chancengleichheit. Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung vorrangig eingestellt.