Start: nächstmöglich | unbefristet | Teilzeit 50 % | Bezahlung: bis E 8 TVöD

Die Sozial- und Jugendbehörde mit rund 1.200 Mitarbeitenden stärkt das soziale Miteinander, fördert Teilhabe und soziale Integration und unterstützt Menschen in unterschiedlichen Lebenslagen. Im Fachbereich Kindertagesbetreuung engagieren sich täglich rund 600 Mitarbeitende für eine verlässliche und zukunftsorientierte Kindertagesbetreuung in Karlsruhe. Als erste Ansprechperson sorgen Sie für einen reibungslosen Informationsfluss, unterstützen den Fachbereich im täglichen Arbeitsablauf und repräsentieren diesen nach innen und außen. Perspektivisch kann eine Aufstockung der Arbeitszeit bis zur Vollzeit (39 Stunden) in Betracht kommen.

Ein Blick in Ihren Arbeitsalltag

• Kommunikation und Schnittstellenmanagement: Als zentrale Anlaufstelle übernehmen Sie die professionelle Koordination des E-Mail- und Telefonverkehrs der Fachbereichsleitung. Sie priorisieren und leiten relevante Informationen gezielt weiter und sorgen für eine effiziente Abstimmung mit der Fachbereichsleitung sowie internen und externen Kooperationspartner*innen.
• Organisation und Front Office: Sie stellen einen reibungslosen Ablauf des Front Office sicher und übernehmen alle anfallenden administrativen und organisatorischen Aufgaben.
• Sitzungsmanagement und Protokollführung: Mit organisatorischem Geschick planen Sie Besprechungen und übernehmen deren Vor- und Nachbereitung. Eigenverantwortlich erstellen Sie Protokolle von Sitzungen und Abstimmungsgesprächen innerhalb des Fachbereiches.

Ihr Profil auf einen Blick

• Qualifikationen: Sie haben eine abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte*r, Kauffrau*Kaufmann für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation. Idealerweise bringen Sie bereits Berufserfahrung im Assistenzbereich und Erfahrungswerte im öffentlichen Dienst mit.
• Fachkenntnisse: Sie arbeiten sicher und routiniert mit den gängigen Office Tools. Zudem zeigen Sie Offenheit und Lernbereitschaft, sich in das Dokumentenmanagementsystem ENAIO einzuarbeiten.
• Kompetenzen: Eine hohe Motivation sowie eine strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise zeichnen Sie aus. Zudem überzeugen Sie durch eine ausgeprägte Kommunikationsstärke und ein stets freundliches, serviceorientiertes Auftreten. Der Umgang mit Menschen bereitet Ihnen Freude und Sie handeln jederzeit zuverlässig und loyal. Sie verfügen über ein hohes Maß an Organisationsgeschick, Eigeninitiative sowie Belastbarkeit. Sie sind flexibel und können sich mit der Sozial- und Jugendbehörde und ihren Aufgaben identifizieren.

Ihre Bewerbung

Online über unser Bewerbungsportal oder postalisch an Stadt Karlsruhe, Sozial- und Jugendbehörde, 76124 Karlsruhe
Bewerbungsfrist: 27.07.2026 | Kennziffer: 500.26.020

Ansprechpersonen: Elke König, Leiterin des Fachbereiches Kindertagesbetreuung, Telefon 0721 133-5100, E-Mail: elke.koenig@sjb.karlsruhe.de und Sybille Dasting, stellvertretende Leiterin des Fachbereiches Kindertagesbetreuung, Telefon 0721 133-5015, E-Mail: sybille.dasting@sjb.karlsruhe.de